Büroplanung

Die Grundlagen unserer Arbeit als Büroeinrichter sind die Arbeitsstättenverordnung und die technischen Regeln für Arbeitsstätten. Diese ist übersichtlich zusammengefasst in der DGUV 215-441. Ausgeschrieben heißt das Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung. Die verschiedenen Informations-Broschüren werden nummeriert. Und die 215-441 ist die passende Hilfe für die Büroraumplanung.

In dieser Informationsbroschüre enthalten sind:

• Hilfen um die Räume so zu gestalten, dass Arbeitsaufgaben und Prozesse effektiv unterstützt werden
• Orientierung geben, die Wohlfühlen der Mitarbeiter ermöglichen und zur Motivation beitragen
• Informationen um Büros rechtssicher zu gestalten
• Anregungen bieten durch unterschiedliche Gestaltungsbeispiele

Ganz schön trockene Beschreibungen für echt nützliche Hilfen. Denn in der Broschüre sind auch viele Zeichnungen enthalten, die verdeutlichen worauf es ankommt.

Eignen Sie sich wenige Fachbegriffe an, um mit Ihrem Büromöbel-Händler oder Büroplaner fachlich diskutieren zu können. So sprechen Sie konkreter und zielführender.

• Stellfläche (z.B. der Platzbedarf des Möbels, der Stehleuchte, etc.)
• Bewegungsfläche (z.B. der Bewegungsbereich des Drehstuhles)
• Benutzerfläche (z.B. vor Schränken oder Sideboards)
• Funktionsfläche (z.B. die ausgezogene Schublade des Rollcontainers)
• Verkehrs- / Fluchtwegfläche (z.B. Gänge, Flure, etc.)

Es wäre ja nicht sinnvoll, das Rad immer wieder neu zu erfinden. So sind viele Vorschiften aus der langjährigen Erfahrung beim Planen von Büros entstanden.

Immer wieder kursieren in der Branche Storys von Mitarbeitern, die über Ihre Rollcontainer-Schubladen gestürzt sind. Man lernte also, die Container nicht im Fluchtweg anzuordnen. Oder Mitarbeiter, die an Büroschrank-Schlüsseln hängen geblieben sind. Dann kamen halt die Schlüssel die klappbar waren.

Halten Sie sich einfach an einige Eckpunkte. Alles weitere beachten wir Büroplaner bei der Erstellung der Planung. Lesen Sie hier die häufigsten Merkmale. Es gibt immer mal wieder Sonder-Regelungen, die wir hier aber nicht behandeln wollen!

1. Arbeitsplätze mit Bildschirmen sollten 160 x 80 cm groß sein.
2. Abstände für Benutzerflächen
3. Schreibtische mindestens 100 cm hinter dem Schreibtisch und mind. 1,5m² (für kleinere Tische ohne Bildschirmarbeit)
4. Besprechungsplätze mit z.B. Fensterbank dahinter, mindestens 80 cm hinter der Tischkante
5. Besprechungsplätze mit freiem Zugang mindestens 60 cm hinter der Tischkante
6. Schränke und Regale mindestens 80 cm vor dem Schrank
7. Schränke und Regale mit Auszügen = Auszugstiefe plus 50 cm vor dem Schrank
8. Der Zugang zum persönlichen Arbeitsplatz sollte 60 cm betragen. Wollen mehr als zwei Personen dort langgehen, braucht es mehr Platz.
9. Zum Fenster hin sollten Sie ca. 50 cm für den Fensterputzer frei lassen.
10. Verbindungswege von Tür zu Tür können Sie vorher einzeichnen. Sie teilen oft den Raum schon auf, und die Fluchtwege müssen später frei bleiben.

Wenn Sie elektromotorische Schreibtische einsetzen, dann lassen Sie zu allen anderen Elementen (Standcontainern, Büroschränken, etc.) mindestens 3 cm Platz um Quetschungen zu vermeiden. Pro Mitarbeiter zwischen 8-10 m² einplanen. Büros die insgesamt kleiner sind, lassen sich oft nicht vorschriftenkonform planen.

Wenn Sie Besuch vom Gewerbeaufsichtsamt bekommen, oder von der Berufsgenossenschaft werden diese Mängel offiziell festgestellt. Ein anderer Grund könnte ein Mitarbeiter sein, der mit der Nichteinhaltung unzufrieden ist.

Es gibt dann eine Frist, innerhalb sie diese Mängel beseitigen müssen. Ist das Büro grundsätzlich falsch geplant, kann das ganz schön ins Geld gehen. Es kann jedoch auch zu einem Bußgeld kommen – auch das wäre unnötig und teuer. Bei Gefährdung der Gesundheit von Mitarbeitern, könnte sogar der Straftatbestand vorliegen.

Der Länderausschuss für Arbeitsschutz und Sicherheitstechnik hat hierzu einen Bußgeldkatalog veröffentlicht.

Denkbar wäre auch, dass Sie bei einem Unfall in Regress genommen werden. Da wir hier keine Rechtsberatung leisten, sprechen Sie am Besten mit Ihrem Anwalt darüber. In jedem Fall hilft eine Investition in Büroplanung durch einen Fachmann diese Kosten aktiv zu vermeiden.

In der Regel gilt: je mehr Platz, desto besser. Dennoch ist es wichtig, die richtige Größe für das Büro zu finden. Zu viel Platz kann ebenso unproduktiv sein wie zu wenig. Die allgemeine Faustregel lautet: pro Person sollten in Ihrer Büroplanung mindestens 10 Quadratmeter Bürofläche zur Verfügung stehen. Natürlich ist das nicht immer möglich oder sinnvoll – aber es gibt einige Richtwerte, an denen Sie sich orientieren können.

Wenn Sie vor allem im Team arbeiten und viele Besprechungen haben, sollten Sie mindestens 15-20 Quadratmeter pro Person einplanen. Bei einer offenen Bürolandschaft können Sie auch etwas weniger Platz einplanen, da hier die Kommunikation ohnehin stark im Vordergrund steht.

Sollten Sie viel Platz haben, können Sie auch überlegen, Teile des Büros in andere Funktionsbereiche wie eine Lounge oder eine Küche zu verwandeln. Diese Bereiche sind zwar nicht unbedingt für die Arbeit gedacht, können aber dazu beitragen, dass sich Ihre Mitarbeiter wohler fühlen und somit auch produktiver arbeiten.