Evoko

Evoko

Schwedische Raumbuchungssysteme für effiziente Meetings

Evoko löst seit 2009 ein Problem, das in jedem Unternehmen Zeit und Nerven kostet: Meetingräume, die laut Kalender frei sind, aber trotzdem besetzt. Oder umgekehrt: gebuchte Räume, die leer bleiben, während Kollegen verzweifelt nach einem freien Raum suchen.

Das schwedische Unternehmen – seit 2021 Teil von Biamp – hat sich auf eine Sache spezialisiert: Raum- und Arbeitsplatzbuchung so einfach zu machen wie eine Ampel. Grün heißt frei, rot heißt belegt. Keine App nötig, kein Nachdenken erforderlich.

Als Evoko-Partner im Raum Hamburg beraten wir Unternehmen bei der Auswahl des passenden Systems und übernehmen Installation sowie Einweisung – von der Einzellösung bis zum Rollout mit 50+ Displays.

Das Prinzip

So einfach wie eine Ampel

Das Evoko-Farbsystem ist von weitem erkennbar: Grün bedeutet frei, Rot bedeutet belegt, Gelb signalisiert eine bevorstehende Buchung. Mitarbeiter sehen auf einen Blick, welcher Raum verfügbar ist – ohne Smartphone, ohne Kalender-Check.
Das Display leuchtet nicht nur in der entsprechenden Farbe, sondern zeigt auch Details: Wer hat gebucht? Wie lange noch? Kann ich spontan verlängern? All das lässt sich direkt am Touchscreen erledigen.
Für Architekten wichtig: Die Displays sind bewusst dezent gestaltet und fügen sich in moderne Bürokonzepte ein, ohne aufzufallen – aber sie fallen auf, wenn man sie braucht.
Evoko Ampel-System: Grün für verfügbar, Rot für belegt, Gelb für bald gebucht
Evoko Naso Room Manager mit grünem LED-Rahmen zeigt verfügbaren Meetingraum

Cloud-Lösung

Evoko Naso: Das aktuelle Flaggschiff

Der Evoko Naso ist die Cloud-basierte Lösung für Unternehmen, die maximale Flexibilität wollen. Das Display synchronisiert sich mit Microsoft 365, Google Workspace oder anderen Kalendersystemen – Buchungen erscheinen in Echtzeit.
Besonders clever: Die Check-in-Funktion. Vor Meeting-Beginn müssen Teilnehmer am Display bestätigen, dass sie den Raum nutzen. Bleibt der Check-in aus, wird der Raum automatisch freigegeben. Das eliminiert Geistertermine.
Ein Naso kostet etwa 600-800 EUR plus jährliches Software-Abo. Für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen, ist die Integration in wenigen Stunden erledigt.

On-Premise-Lösung

Evoko Liso: Für Unternehmen mit eigenen Servern

Nicht jedes Unternehmen möchte Buchungsdaten in der Cloud speichern. Kanzleien, Behörden und sicherheitsbewusste Organisationen bevorzugen On-Premise-Lösungen. Genau dafür gibt es den Evoko Liso.
Funktional ist der Liso identisch zum Naso – aber alle Daten bleiben im eigenen Netzwerk. Einmal gekauft, keine laufenden Cloud-Kosten. Die Investition liegt bei etwa 1.000-1.200 EUR pro Display.
Für IT-Abteilungen: Der Liso unterstützt Microsoft Exchange, Google Workspace und IBM Domino. Die Integration erfordert etwas mehr Aufwand als beim Cloud-Modell, dafür behalten Sie die volle Kontrolle.
Evoko Liso Room Manager in modernem Büroambiente mit grünem Verfügbarkeitsstatus
Evoko Kleeo Desk Manager am Schreibtisch zeigt Arbeitsplatz 25 als verfügbar

Desk Booking

Evoko Kleeo: Wenn auch Schreibtische flexibel werden

Hybrides Arbeiten hat die Büroplanung verändert: Feste Arbeitsplätze weichen flexiblen Desk-Sharing-Konzepten. Der Evoko Kleeo macht Schreibtischbuchung genauso einfach wie Raumbuchung.
Das kompakte Display wird an der Schreibtischkante montiert und zeigt den Status: Frei, belegt, reserviert. Ein integrierter Präsenzsensor erkennt automatisch, ob jemand am Platz sitzt – und gibt ihn frei, wenn er verlassen wird.
Kombiniert mit Naso oder Liso entsteht ein durchgängiges Buchungssystem für den gesamten Workplace. Facility Manager behalten den Überblick über die tatsächliche Auslastung.

Wie viele Displays? Faustformel: Jeder Meetingraum braucht ein Display (Naso oder Liso). Bei Desk-Sharing-Konzepten braucht jeder buchbare Arbeitsplatz ein Kleeo. Für ein typisches Büro mit 10 Meetingräumen und 40 Flex-Desks wären das 10 Naso/Liso plus 40 Kleeo.

Netzwerk-Anforderungen. Die Displays benötigen WLAN oder PoE (Power over Ethernet). Bei größeren Installationen empfehlen wir PoE – ein Kabel für Strom und Daten vereinfacht die Montage erheblich.

Kalender-Integration. Naso und Liso synchronisieren sich mit Microsoft 365, Exchange, Google Workspace. Die Einrichtung dauert typischerweise 2-4 Stunden für die IT-Abteilung. Wir unterstützen bei Bedarf remote.

Zentrale Verwaltung. Alle Evoko-Geräte lassen sich über ein Admin-Portal verwalten: Firmware-Updates, Einstellungen, Nutzungsstatistiken. Facility Manager sehen auf einen Blick, welche Räume tatsächlich genutzt werden.

Die richtige Anzahl hängt von Ihrer Bürogröße und Nutzung ab. Als grobe Orientierung:

Meetingräume

1 Display (Naso oder Liso) pro Raum

Flex-Desks

1 Kleeo pro Arbeitsplatz

Huddle Spaces

Optional, je nach Nutzungsintensität

Gerne erstellen wir eine individuelle Bedarfsanalyse für Ihr Büro. Wir besichtigen Ihre Räumlichkeiten zwischen Hamburg und Lübeck und empfehlen die passende Konfiguration – unverbindlich und kostenfrei für Projekte ab 5 Displays.

Häufige Fragen zu Evoko

Cloud oder On-Premise – was ist besser?

Das hängt von Ihren Anforderungen ab. Naso (Cloud) bietet einfachere Updates und weniger IT-Aufwand, erfordert aber ein Abo. Liso (On-Premise) ist eine Einmalinvestition und hält alle Daten im eigenen Netzwerk. Für die meisten Unternehmen empfehlen wir Naso – außer bei strengen Datenschutz-Anforderungen.

Wie lange dauert die Installation?

Ein einzelnes Display ist in 30-60 Minuten montiert und konfiguriert. Bei größeren Rollouts planen wir 10-15 Displays pro Tag. Die Kalender-Integration mit Microsoft 365 braucht typischerweise 2-4 Stunden für die IT-Abteilung.

Was passiert bei WLAN-Ausfall?

Die Displays zeigen den letzten bekannten Status und ermöglichen weiterhin lokale Buchungen. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, synchronisieren sich die Daten automatisch. Bei kritischen Umgebungen empfehlen wir PoE-Verkabelung als Backup.

Warum Evoko und nicht andere Anbieter?

Evoko überzeugt durch das beste Preis-Leistungs-Verhältnis in seiner Klasse und das durchdachte schwedische Design. Das Ampel-System funktioniert intuitiv ohne Schulung. Die Integration mit Microsoft 365 und Google Workspace ist ausgereift. Für sehr große Installationen mit komplexer AV-Integration besprechen wir gerne individuelle Lösungen.

Können wir die Displays vorher testen?

Wir organisieren Produktvorführungen vor Ort oder vermitteln den Kontakt zu Biamp für Teststellungen. Bei größeren Projekten ist auch ein Proof-of-Concept mit 2-3 Displays möglich, bevor Sie die gesamte Installation beauftragen.