Empfangsbereich richtig gestalten und einrichten

Der Empfangsbereich ist der zentrale Punkt in jedem Unternehmen. Oftmals wird hier schon die Entscheidung über erfolgreiche Geschäftsbeziehungen und Vertragsschlüsse gefällt. Das ist vergleichbar mit dem ersten Besuch in der Wohnung eines Partners, der gut beraten ist, vorher zu lüften und die Waschmaschine anzuschmeißen.

Der Empfangsraum soll den Besuchern die Einladung aussprechen, einzutreten und sich wohlzufühlen. Wichtig sind – neben dem ehrlichen und freundlichen Lächeln des Empfangspersonals – bequeme und funktionale Möbel und eine angenehme Atmosphäre.

Die Einrichtung: was gehört zum Empfangsbereich?

Der klassische und sterile Empfang wird mehr und mehr in ein Working-Café und einen Meeting-Point für Besucher, Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten verwandelt. Es gibt Wasser, Kaffee und Säfte zu trinken und jeder verweilt hier gerne für eine kurze Auszeit. Das ist für das Unternehmen keine verschenkte Zeit, sondern wichtig, um die Beziehungen zu intensivieren, teamübergreifend zu arbeiten und neue Kontakte zu knüpfen. Die Einrichtung in diesem Bereich ist das, was für Familien das Esszimmer ist – ein Ort, an dem Gespräche stattfinden und Pläne für die Zukunft geschmiedet werden.

Tipp: Einige Unternehmen öffnen diesen sogar für Besucher, die kein konkretes Anliegen haben. Auch auf diese Weise werden vis-a-vis wichtige Kontakte geknüpft.

Tresen und Empfangstheke

Der Tresen verkörpert das Image eines Unternehmens und spiegelt seinen Charakter wider. Hier entsteht der erste Eindruck. Der Besucher erkennt auf den ersten Blick, ob es hier gediegen und stilvoll, futuristisch oder ausgeflippt zugeht. Ist schon der Tresen unaufgeräumt, veraltet und einfach vom Vormieter übernommen worden, lässt dies keine guten Rückschlüsse zu. Materialien und Farben müssen gut aufeinander abgestimmt sein, es gibt ausreichend Platz für Diskretion und das Corporate Design spiegelt sich am Tresen wider.

Formen der Theke

Gerundet, eckig, über Eck oder als ganze Front: Der Empfangstresen muss zum Raum, zur Funktion und dem Unternehmen passen. Wir finden für Ihren Tresen eine individuelle Lösung, die zur gesamten Einrichtung stimmig ist.   

Funktion des Empfangstresens:  Arbeitsplatz, Kontaktpunkt, Empfang

Der Empfangstresen erfüllt unterschiedliche Aufgaben. Er ist der Arbeitsplatz der Mitarbeiter, Treffpunkt, Information und Empfang. Grundsätzlich muss er aus zwei unterschiedlichen Perspektiven konzipiert werden.

Mitarbeiter

Die Mitarbeiter verbringen am Tresen oft mehr Zeit, als mit der Familie. Umso wichtiger ist es, dass sie sich hier gerne aufhalten und dieses Gefühl auch ausstrahlen. Achten Sie auf Ergonomie. Es muss Möglichkeiten zum Sitzen und Stehen geben und ausreichend Stauraum, damit kein Chaos entsteht. Außerdem sollte so viel Beinfreiheit vorhanden sein, dass die eine Kollegin der anderen nicht versehentlich mit dem Bürostuhl über die Manolo Blahnik Pumps fährt.

Gäste

Für Besucher und Gäste muss sich der Tresen direkt in Sichtweite befinden und nicht versteckt hinter zwei Ecken. Es gibt kurze Laufwege zur Tür, denn die Besucher müssen sofort nach dem Eintreten in Empfang genommen werden können.
Auch wenn ein hohes Besucheraufkommen zu erwarten ist, gibt es genügend Freiraum und Platz für alle, damit ein zügiger Empfang möglich ist.

Bieten Sie eine integrierte Beleuchtung als Wegweiser

Es gibt viele Möglichkeiten der direkten und indirekten Beleuchtung eines Eingangsbereiches mit Lichteffekten, Spots und LED-Leisten. Lichtakzente füllen die Theke mit Leben, sind repräsentativ und setzen stilvolle Akzente im Raum. 

Wartebereich – entspannt die Zeit vertreiben

Sie kennen die Wartebereiche von Arztpraxen? Dann schieben Sie dieses Bild ganz schnell beiseite, denn der perfekte Wartebereich ist das genaue Gegenteil davon. Es gibt genügend Sitzmöglichkeiten für alle, Diskretionsraum zum Nachbarn und idealerweise die Möglichkeit, nach draußen zu schauen und sich von der (eventuell langen) Anfahrt zu erholen. Außerdem muss ausreichend Platz für Jacken und Schirme vorhanden sein. Der Besucher möchte so Platznehmen können, dass er nicht mit dem Rücken zum Schauplatz sitzt und verschreckt vom Stuhl fällt, wenn er von hinten plötzlich angesprochen wird.

Orientierung für Kunden, Besucher und Gäste

Haben Sie sich schon einmal in einem großen Firmengebäude verlaufen und keine Idee mehr gehabt, wo oben und unten ist? Besucher und Gäste müssen unmissverständlich durch das Gebäude geführt werden – vom Empfang bis ins Büro des Chefs. Orientierungslosigkeit löst Frust im Besucher aus und das ist keine gute Voraussetzung für einen angenehmen Erstkontakt.

Barrierefreier Empfang für Menschen mit Handicap

Sie erzeugen schon auf den ersten Blick einen positiven Eindruck, wenn Sie Ihren Tresen auch für Rollstuhlfahrer und Menschen mit Handicap zugänglich machen. Es gibt Möglichkeiten, verschiedene Höhen am Tresen einzurichten und auch den Mitarbeitern einen Wechsel zwischen Stehen und Sitzen zu ermöglichen.

Was muss ich bei der Gestaltung des Empfangsbereichs berücksichtigen?

Akustik

Oftmals haben Empfangsbereiche einen Hallencharakter mit großzügigen Räumlichkeiten und hohen Decken. Das hat den Nachteil einer oft schlechten Akustik. Insbesondere dann, wenn sich viele Menschen im Empfangsbereich aufhalten, muss das Empfangspersonal die Stimme ölen, um sich noch verständlich zu machen. Sich gegenseitig anzuschreien, ist allerdings bekanntlich nicht die beste Form des Gesprächs. Hier gibt es verschiedene Lösungen wie Deckenpaneele oder strukturierende Elemente für eine angenehme Gesprächsatmosphäre.

Ausstattung

Die Ausstattung ist nicht zu viel und nicht zu wenig und an den Bedarf angepasst. Es gibt Empfangstheken, die nicht viel mehr brauchen als einen Untersetzer für die Kaffeetasse. Andere benötigen Ablage- und Sortiermöglichkeiten für Formulare, daneben auch Container und Stauraum für Drucker. Außerdem sollte es eine Trennung zwischen dem privaten Arbeitsbereich und dem geben, was Kunden sehen sollen.  

Tageslicht und Helligkeit

Licht hat einen entscheidenden Einfluss auf unsere Stimmungen. Sie tun Ihrem Empfangsbereich etwas Gutes, wenn Sie möglichst viel Tageslicht hineinlassen. Gleißendes Neonlicht dagegen versetzt gerade die Damen in negative Stimmung, denn auch das beste Make-up hat dann keine Chance mehr, noch gut auszusehen.

Bilder und Farben

Man sagt, die Kunst ist der Wein des Lebens. Gönnen Sie Ihren Wänden also einen guten Tropfen, denn Bilder prägen maßgeblich die Atmosphäre in einem Raum. Sie sollten klug ausgewählt sein und etwas über das Unternehmen aussagen. Verwenden Sie für Ihre Wände dezente, beruhigende Farben, die eine wohnliche Gemütlichkeit haben und an das CD des Unternehmens angepasst sind.

Dekoration und Pflanzen

Blumen und Pflanzen haben immer etwas Freundliches und Einladendes an sich und sind daher genau das richtige für Ihren Empfangsbereich. Bei der Dekoration ist ein gutes Händchen gefragt. Hier sollte nicht das genommen werden, was von der Letzten Firmenfeier noch übrig ist. Verwenden Sie stattdessen gezielte, stimmige Accessoires, die ein Blickfang sind, den Empfangsbereich aber nicht überfrachten.

Empfangsbereich einrichten mit Bublitz Einrichtungen

Wir prüfen die räumlichen Gegebenheiten vor Ort und nutzen diese maximal aus. Gerne planen wir Ihren Empfangsbereich rundum und berücksichtigen dabei alle DIN-Normen und Richtlinien. Wir möchten unsere Kunden nicht nur zufriedenstellen, sondern Sie mit dem perfekten Empfangsbereich überraschen, beeindrucken und begeistern.

Was unsere Arbeit auszeichnet

Dafür ziehen wir keine fertigen Einrichtungskonzepte aus der Schublade, sondern entwickeln maßgeschneiderte Empfangsbereiche, auf Wunsch mit integriertem Firmenlogo. Gerne realisieren wir Ihre Designwünsche – von der farbigen Glasfront über die Beleuchtung mit integriertem Licht bis zu verschiedenen Materialien wie Glas, Holz oder Kunststoff.

Smarte Lösungen für Ihren Empfangsbereich

Möchte sich der Chef per Knopfdruck einen Kaffee bestellen oder mit einer kurzen Message einen Besucher ankündigen? Kein Problem. Mit Evoko Pusco integrierten wir die nächste Generation smarter Lösungen in Ihren Empfangsbereich; eine Art Digital Signage für Ihre Lobby. Es handelt sich dabei um ein freistehendes digitales Postbrett, auf dem Sie Ihren Besuchern oder Mitarbeitern interne und externe Nachrichten übermitteln können für eine schnelle Kontaktaufnahme.

Und jetzt schließen Sie die Augen und stellen sich Ihren neuen Empfangsbereich vor – wann wollen wir mit der Planung beginnen?